Archiwizacja, czyli przyszłość cyfrowego przechowywania dokumentów

Drop boxPewnie niewiele z Was zdaje sobie sprawę, że z archiwizacją dokumentów ma do czynienia prawie codziennie. Wszak prowadzenie firmy związane jest z wytwarzaniem, gromadzeniem i przechowywaniem ogromnej ilości danych, które zgodnie z obowiązującymi przypisami prawa powinny być chronione, a dokumenty powstające w wyniku prowadzenia działalności podlegają archiwizacji. Jaka jest przyszłość archiwizacji i jakie możliwości dają e-faktury – o tym przeczytasz dzisiaj na moim blogu.

Cyfrowe rozwiązania do firm

pudło na teczki do archiwizacji (źródło:pinterest.com)
pudło na teczki do archiwizacji (źródło:pinterest.com)

Elektroniczne wystawianie faktur na platformach online to obiecujące rozwiązania dla każdej firmy. Co na tym zyskamy? Przede wszystkim czas poświęcony na przestanie i odebranie FV do i od klienta. To spora oszczędność pieniędzy, bo nie płacimy za kuriera, za opłatę pocztową i za papier. To ekologiczne rozwiązanie dla każdej firmy. To duża szansa na usatysfakcjonowanie klienta, ponieważ szybko i sprawnie dostarczamy dokumenty do adresata i przede wszystkim bezpiecznie. Wiele elektronicznych platform chroniona jest programem gwarantującym ochronę danych osobowych.

Natomiast do samej archiwizacji dokumentów możemy wykorzystać automatyczne systemy komputerowe, pozwalające na umieszczanie plików z dokumentami w specjalnych folderach. Są to inteligentne systemy ułatwiające nam wyszukiwanie i dostarczanie akt do różnych firm i instytucji.

Bandizip - szybki program do archiwizacji (źródło:pinterest.com)
Bandizip – szybki program do archiwizacji (źródło:pinterest.com)

Do najpopularniejszych programów służących gromadzeniu dokumentów należą: Dropbox, SkyDrive i Google Drive. Dostęp do niektórych danych można różnicować pod względem odbiorców, czasu dostępu i wielu innych czynników. Warto również pamiętać o stosowaniu tradycyjnych metod archiwizacji, teczki i segregatory równie są przydatne w tym procesie.

Facebooktwittergoogle_pluspinterest

Post Author: Grzegorz Kozłowski

Grzegorz Kozłowski

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *