Artykuły biurowe do archiwizacji i sortowania

teczki-biuroweJeśli masz już dość chaosu na biurku w postaci nieuporządkowanych dokumentów, porozrzucanych kopert i niepoukładanych papierów, to znak, że powinieneś wyposażyć biuro w artykuły do sortowania i archiwizowania oraz popracować nad własną systematycznością. Na rynku znajdziesz wiele ciekawych rozwiązań, które ułatwią Ci pracę biurową. Akcesoria służące do utrzymania porządku na biurku to m.in. specjalne koszulki i okładki, podkładki z klipem i pojemniki, przekładanki i segregatory oraz koperty plastikowe.

Jak posortować dokumenty?
Masz już dość poszukiwań kolejnego zgubionego dokumentu? Obgryzasz paznokcie ze złości, przeszukujesz stosy papierów i żadnych rezultatów? A nad głową masz kierownika lub szefa, który urwie Ci ją, jeżeli nie dostarczysz dokumentu za dwie godziny? Jeżeli chcesz skończysz z podobnymi sytuacjami w pracy biurowej, zacznij od sortowania papierów krok po kroku.

pojemnik-na-fakturyJeżeli są to faktury, warto każdą z nich opisać, tzn. przykleić do niej numer porządkowy i przydzielić do określonego działu, np. „księgowość”, „transport”, „zaopatrzenie”, etc. Ponadto dobrze byłoby założyć dokument on-line, np. w Google Docs, w którym każdą fakturę wpiszesz po zaksięgowaniu. Jeżeli nadałeś dokumentowi numer 2, to w dokumencie on-line również przyporządkuj ten numer, opisz dokładnie fakturę podając najważniejsze informacje.

Następnie wyselekcjonuj kilka segregatorów o różnych kolorach, np. zielone dla księgowości, żółte dla kierownika, czerwone – faktury zaopatrzenie biura, itp. W dokumencie Google Docs możesz utworzyć kolumnę, w której zaznaczysz numer segregatora i dział. Podczas ewentualnego szukania papierów wystarczy wcisnąć przycisk Ctfl F i wpisać numer faktury.

teczkiWygodnym zamiennikiem dla segregatorów są teczki z gumką lub szerokim grzbietem. Pamiętaj o podpisaniu teczki i oznaczeniu jej numerem porządkowym. Poszczególne dokumenty wkładaj zawsze w koszulki lub specjalne okładki. Jeżeli nie masz czasu na ciągłe sortowanie, ustaw na biurku pojemnik na dokumenty, do którego będziesz układać przez cały dzień przychodzące faktury.

Znajdź codziennie czas na segregację papierów w pojemniku, opisanie i włożenie do teczki i koszulki. W ciągu dnia wystarczy poświęcić około 20-45 minut a unikniesz niepotrzebnego bałaganu, stresu wynikającego z niemożliwości odnalezienia papieru oraz kłopotów w pracy.

Facebooktwittergoogle_pluspinterest

Post Author: Grzegorz Kozłowski

Grzegorz Kozłowski

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *