Jak uporządkować dokumenty na biurku?

porządek_na-biurkuPonad 50% pracowników, zarówno kobiet jak i mężczyzn przyznaje się do regularnego gubienia faktur i innych dokumentów w pracy. Co więcej, bardzo często biurko odzwierciedla to co dzieje się w naszej głowie. Sterta nieuporządkowanych dokumentów, niepoukładane akcesoria biurowe, inaczej mówiąc nieład na biurku może świadczyć o chaotyczności myśli, rozdrażnieniu i braku efektywności w działaniu. Nieporządek na biurku staje się przyczyną nadmiernej nerwowości pracownika, ponieważ nie potrafi on odnaleźć papierów w swoimi miejscu pracy.

Od frustracji do segregacji
Naukowcy z USA zauważyli zależność między skutecznością pracy człowieka a wystrojem i porządkiem biurka. Niewątpliwie posprzątane miejsce pracy jest bardzo ważne dla naszego zdrowia psychicznego. Według Feng Shui nadmiar niepotrzebnych papierów i rupieci sprawia, że człowiek nie jest zdolny do racjonalnego myślenia. Zagracone biurko odbiera pracownikowi energię i dekoncentruje. Kiedy na biurku panuje nieład i niczego nie możemy znaleźć, bałagan jest przyczyną frustracji – przez co czujemy się niezadowoleni z pracy i wykonywanych obowiązków oraz nerwowość – w wyniku ciągłego poszukiwania dokumentów. Jak zatem opanować chaos w papierach na naszym biurku?

Najlepszym sposobem na porządkowanie dokumentów jest ich wpinanie do segregatorów. Z pewnością czynność jest czasochłonna, ponieważ najpierw trzeba zrobić dziurkę w egzemplarzu lub włożyć go do koszulki foliowej, a następnie wpiąć do segregatora i odstawić go na półkę. Do przechowywania dokumentów służą także profesjonalne otwarte segmenty wbudowane obok biurka – dzięki czemu nie musimy wstawać do póki, aby przenieść dokument.

Wystarczy poświęcić codziennie kilka minut na uporządkowanie korespondencji i poukładanie bieżących faktur i papierów. Najlepiej czynność wykonywać regularnie pod koniec dnia. Co najmniej raz na miesiąc warto przejrzeć nasz system przechowywania dokumentów,  niepotrzebne papiery należy wyrzucić. Warto stosować kod kolorystyczny w dokumentach. Najefektywniej jest wprowadzić  trzy kolory do oznaczenia najważniejszych obszarów działalności i każdemu przypisać działy i tematy. Można przyporządkować określony kolor do poszczególnych klientów lub branż.

Facebooktwittergoogle_pluspinterest

Post Author: Grzegorz Kozłowski

Grzegorz Kozłowski

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *